Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, können Sie die soziale Distanzierung während der COVID-19-Pandemie effektiver gestalten. Durch die Fernsteuerung können vorerst auch die Kosten gesenkt werden, was für Unternehmen mit kleinem Budget von entscheidender Bedeutung ist. Während große Unternehmen dies von Anfang an herausgefunden haben, fällt es kleineren Unternehmen möglicherweise schwer, ein erfolgreiches Remote-System einzurichten.
Wir sind hier um zu helfen Machen Sie den Übergang so nahtlos wie möglich.
Dieser Artikel konzentriert sich auf die Auflistung aller wesentlichen Tools, die ein kleines Unternehmen benötigt, um eine effektive Remote-Umgebung aufzubauen. Die Checkliste besteht aus Tools und Schritten, die jedes kleine bis mittlere Unternehmen ausführen muss, um remote zu arbeiten und dabei effektiv zu bleiben.
1. Besorgen Sie sich die gesamte erforderliche Hardware
Um remote arbeiten zu können, benötigen alle Mitarbeiter Hardware, um auf Websites zugreifen, Dokumente freigeben und bearbeiten sowie die Kommunikation mit anderen Mitgliedern des Unternehmens herstellen zu können. Meistens bedeutet dies entweder firmeneigene Ausrüstung oder persönliche Ausrüstung.
Jeder Mitarbeiter sollte über einen Laptop oder PC verfügen, an dem er arbeiten kann, unabhängig davon, ob er dem Unternehmen oder einem persönlichen Gerät gehört. Dies hängt von den Vorlieben Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter eine professionellere und sicherere Erfahrung machen und das Budget dafür haben, empfehlen wir Ihnen, Geräte des Unternehmens zu verteilen. Sie können Einschränkungen festlegen, Aktivitäten überwachen und Ihren Mitarbeitern ermöglichen, das persönliche und das berufliche Leben einfacher zu trennen.
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter ein geeignetes Gerät haben, an dem sie für ihren Bereich arbeiten können. Ein Grafikdesigner benötigt beispielsweise einen Computer, der für ressourcenintensive Anwendungen ausgestattet ist, während ein Autor mit weniger leistungsstarken Geräten auskommen kann.
Wenn Ihr Unternehmen Geräte an Mitarbeiter verteilt, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welches Gerät und wohin es geht. Wir empfehlen, eine Tabelle mit Informationen wie den Seriennummern des Geräts, dem Namen und der Unterschrift Ihres Mitarbeiters sowie dem Gerätemodell einzurichten. Dies stellt sicher, dass kein Gerät verwechselt wird oder verloren geht.
2. Erhöhen Sie die Sicherheit mit VPN-Diensten
VPN ist die Abkürzung für Virtual Private Network. Kurz gesagt, VPN ist ein virtuelles Kabel, das einen Computer mit einem nicht lokalen Netzwerk verbindet und eine sichere Verbindung bietet, die vor Außenstehenden verborgen ist. Dies ist ein äußerst nützlicher Dienst für Remote-Mitarbeiter, da hierdurch das Risiko einer potenziellen Offenlegung vertraulicher Informationen verringert wird.
Zu den vielen weiteren Vorteilen der Verwendung eines VPN gehören der Zugriff auf Websites, die im Land oder in der Region eines Mitarbeiters blockiert sind, ein erhöhter Datenschutz vor ISPs, der Schutz vor Hackern sowie eine bessere Internetverbindung zu Servern über private, direkte Routen.
Windows 7 Update sucht nach Updates auf diesem Computer
VPNs haben ihre eigenen Schwachstellen, da Angreifer versuchen, bestimmte Schwachstellen auszunutzen und Verschlüsselungsprotokolle auszunutzen. Ihre Mitarbeiter sind jedoch mit einem VPN immer noch sicherer, da Angreifer mehr Zeit und Ressourcen benötigen würden, um sie aufzuspüren, was es weniger wahrscheinlich macht, dass sie auf sie abzielen.
Unsere Empfehlungen für ein VPN umfassen NordVPN , ExpressVPN , und CyberGhost . Alle diese Dienste sind schnell, einfach zu bedienen und für kleine Unternehmen erschwinglich.
3. Verfolgen Sie die Zeit
Da Sie nicht überprüfen können, ob ein Mitarbeiter persönlich arbeitet, wie Sie es im Büro tun würden, müssen Sie sehen können, wann er virtuell eincheckt. Sie können sie jederzeit bitten, es einfach aufzuschreiben und an Sie zu senden. Dies ist jedoch nicht effizient und lässt den Mitarbeitern viel freien Raum.
Eine genauere und effizientere Methode ist die Verwendung eines virtuellen Zeitmessers, der Sie auf dem Laufenden hält, sobald ein Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt oder aufhört. Mit anderen nützlichen Funktionen in diesen Tools können Sie die IP-Adresse überprüfen, von der aus Ihr Mitarbeiter getaktet hat, um sicherzustellen, dass er sich zu Hause befindet.
Die Protokollierungszeit ist auch erforderlich, damit Sie feststellen können, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie Personen auf der Grundlage eines Stundensatzes bezahlen, da Sie einen genauen Bericht benötigen. Wenn Sie dies mit Computerüberwachungstools kombinieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht versuchen, das System zu betrügen.
Für diese Zwecke empfehlen wir dringend, die von angebotenen Tools einzubeziehen I löste , ebenso wie Toggl Anwendung.
4. Verwenden Sie effektive Kommunikationsmittel
Das Telefonieren reicht beim Übergang zur Remote-Arbeit nicht aus. Sie müssen verschiedene Kommunikationstools nutzen, um mit Ihren Mitarbeitern Schritt zu halten, Fragen zu beantworten und zu stellen, Dateien auszutauschen und regelmäßige Überprüfungen jedes laufenden Projekts durchzuführen. Glücklicherweise gibt es unzählige Lösungen, die alle unterschiedliche Personengruppen ansprechen und aus denen Sie auswählen können.
Hier sind einige unserer Empfehlungen:
- Zwietracht : Während Discord als eine Anwendung begann, die für jüngere Zielgruppen am attraktivsten ist, hat es sich zu einer der am häufigsten verwendeten Software für Kommunikationszwecke entwickelt. Mit der Möglichkeit, einzeln, in Gruppen und auf dedizierten Servern zu chatten, deckt Discord alle Kommunikationsanforderungen ab, die ein Unternehmen möglicherweise hat. Das Beste daran ist, dass alles kostenlos ist.
- Locker : Wenn Sie eine professionellere Lösung benötigen, hat Slack Ihren Rücken. Sie können Ihre Mitarbeiter zusammenbringen und dann verschiedene Kanäle für Chats, Ankündigungen, Updates und Arbeiten einrichten. Was es von anderen Kommunikationslösungen unterscheidet, ist die professionelle Integration in Geschäftstools wie Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce und Jira Cloud.
- Microsoft-Teams : Arbeitet Ihr Unternehmen mit Office-Produkten wie Word oder Excel? Ihre All-in-One-Lösung für die Kommunikation muss Microsoft Teams sein. Sie können damit eine virtuelle Version Ihres Unternehmens einrichten und erhalten dann alle Tools, die Sie benötigen, um persönliche Aktivitäten remote durchzuführen. Chatten Sie, starten Sie Videoanrufe, halten Sie Konferenzen ab und integrieren Sie sie in Office-Anwendungen, um zusammenzuarbeiten und Projekte gemeinsam zu nutzen.
- Zoomen : Für Unternehmen, die Wert auf Konferenzen legen, ist Zoom der beste Weg, um mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten, selbst wenn sie Hunderte von Kilometern voneinander entfernt sind. Genießen Sie hochwertige Anrufe, die eine große Anzahl von Teilnehmern aufnehmen können.
5. Arbeiten Sie mit Mitarbeitern zusammen
Während die einfache Kommunikation mit anderen sehr kollaborativ sein kann, können Sie dies jederzeit verbessern, indem Sie Suiten nutzen, die für die Zusammenarbeit in Echtzeit konzipiert sind. Kombinieren Sie dies mit Audio- oder Videoanrufen, um die Effektivität der Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern weiter zu verbessern.
Unsere Empfehlungen lauten wie folgt:
Video-Sound nicht synchron streamen
- Büro 365 (jetzt bekannt als Microsoft 365 ): Microsoft 365 ist möglicherweise die derzeit beliebteste Anwendungssuite und eine großartige Lösung für Mitarbeiter, die bei großen Projekten zusammenarbeiten möchten. Mit Tools zum Schreiben von Aufsätzen, Erstellen von Tabellenkalkulationen, Verwalten von Daten und sogar Erstellen von Grafiken können Sie problemlos an einer Vielzahl von Projekten zusammenarbeiten.
- G Suite : Was die G Suite von Google zu einer hervorragenden Wahl für die Zusammenarbeit macht, ist ihre Verfügbarkeit. Alles, was Sie brauchen, um zusammenzuarbeiten, ist ein Computer und Ihr Browser - keine Installation erforderlich. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen an Dokumenten, Tabellenkalkulationen und sogar Präsentationen, einschließlich Speicherung und Dateifreigabe über Google Drive.
- Ich arbeite : Obwohl diese Suite nur für Mac-Benutzer verfügbar ist, ist sie ein großartiges Tool, in das Sie investieren sollten. Erstellen Sie schöne Dokumente mit optimierten Tools und arbeiten Sie mit Kollegen zusammen, ohne sich um unnötige Details kümmern zu müssen.
Wir hoffen das mit dem Hilfe zu diesem Artikel Sie konnten einen Einblick in das erhalten, was Sie tun und erwerben müssen, um mit Ihrem Unternehmen aus der Ferne erfolgreich zu sein. Wir wünschen Ihnen viel Glück und hoffen, dass Sie die Möglichkeit haben, bequem von zu Hause aus sicher zu arbeiten.
