Microsoft Outlook ist eine Anwendung zum Verwalten Ihrer persönlichen Informationen und Ihres Zeitplans. Obwohl es hauptsächlich für seine E-Mail-Funktionen bekannt ist und verwendet wird, enthält es auch Funktionen wie Kalender, Journal, Notizen, Kontaktverwaltung, Aufgabenverwaltung sowie Surfen im Internet. Es ist Teil der breiteren Microsoft Office-Produktfamilie, obwohl Sie es als eigenständiges Programm erwerben können. Nebenan arbeiten Microsoft Exchange Server Microsoft SharePoint Server ist ebenfalls möglich. Dies betrifft Unternehmen, die Posteingänge, Kalender oder andere Daten gemeinsam nutzen müssen.
Mit über einer Million Benutzern ist Outlook einer der weltweit führenden E-Mail-Clients und Personal Management-Apps. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle Tricks und Funktionen zu kennen, wenn Sie damit arbeiten. Unser Spickzettel soll Ihnen Anweisungen zur Inbetriebnahme von Outlook geben und einige nützliche Tipps geben, die Sie in Zukunft verwenden können.
- Tipp: Kennen Sie jemanden, der gerade mit Outlook anfängt? Teilen Sie Outlook-Spickzettelartikel mit Freunden, Klassenkameraden, Kollegen oder Ihren Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie schneller lernen können. Wissen ist Macht, und Sie haben die Möglichkeit, anderen zu helfen, indem Sie ihnen diesen Spickzettel senden.
Perpetual Vs Subscription License? Welches solltest du wählen?
Outlook ist Teil der Microsoft Office-Suite, die es in zwei verschiedenen Versionen verfügbar macht. Beide Versionen bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile, die für unterschiedliche Zielgruppen besser geeignet sind. Daher ist es wichtig, dass wir Ihre Optionen prüfen, bevor Sie sich für den Kauf entscheiden.
Die unbefristete Lizenz bietet eine sehr kostengünstige Lösung, da Sie nur eine Zahlung leisten müssen, um Outlook für immer zu besitzen. Aus diesem Grund bietet Microsoft in Zukunft keine Updates mehr an. Sobald Sie etwas gekauft haben, besitzen Sie die zu diesem Zeitpunkt verfügbare Version und müssen zukünftige Versionen erwerben.
Der Kauf eines Office 365-Abonnements hat jedoch auch dann Vorteile, wenn Sie es nicht für immer besitzen. Obwohl es möglicherweise teurer ist, erhalten Sie sofortigen Zugriff auf mehrere Office-Apps sowie zukünftige Updates und zusätzliche, einzigartige Funktionen. Wenn Sie Dinge wie Cloud-Sharing und die gleichzeitige Zusammenarbeit mit einem Team benötigen, ist ein Abonnement auf jeden Fall der richtige Weg.
Lernen Sie die Ribbon-Oberfläche kennen
Sie sollten wissen, dass die Multifunktionsleiste seit mehreren Jahren ein wichtiger Bestandteil von Office-Anwendungen ist. Es wurde bereits in Office 2007 eingeführt, um die Navigation zu vereinfachen. Altmodische Menüs und mehrere Ebenen von Untermenüs können schnell verwirrend und anstrengend werden. Mit der Multifunktionsleiste können Sie eine visuelle Oberfläche verwenden, mit der Sie die Tools, die Sie kennen und lieben, viel besser finden können.
Mit der Multifunktionsleiste können Sie in Outlook navigieren und Text formatieren, Elemente einfügen, Ihre E-Mails optimieren und auf andere Funktionen zugreifen. Dies bedeutet, dass wir in erster Linie alles über das Band lernen müssen.
Linien in Excel loswerden
Im Gegensatz zu früheren Outlook-Versionen verfügt das Menüband in neuen Versionen über ein flacheres Design, damit Sie weniger Unordnung auf Ihrem Bildschirm haben, die Sie ablenkt. Das minimalistische Design verleiht der Software ein modernes und stilvolles Aussehen, das sie von der Konkurrenz abhebt. Wenn Sie mit der Zeit gehen möchten, empfehlen wir auf jeden Fall die Verwendung von beidem Ausblick 2016 oder Ausblick 2019.
Schalten Sie das Menüband um
Es gibt verschiedene Einstellungen und Möglichkeiten, um die Anzeige der Multifunktionsleiste selbst zu ändern. Oben rechts auf Ihrem Bildschirm sehen Sie ein Symbol mit dem Titel 'Optionen für die Multifunktionsleistenanzeige', das ein Dropdown-Menü mit drei verschiedenen Optionen öffnet:
- Multifunktionsleiste automatisch ausblenden: Mit dieser Option werden die Multifunktionsleiste selbst sowie die darin enthaltenen Registerkarten und Befehle standardmäßig ausgeblendet. Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie die Multifunktionsleiste und ihren Inhalt nur anzeigen, indem Sie auf den oberen Bereich des Outlook-Bildschirms klicken.
- Registerkarten anzeigen: Diese Option behält die Registerkarten der Multifunktionsleiste bei, verbirgt jedoch alle darunter liegenden Befehle. Sie können Befehle anzeigen, indem Sie entweder auf eine der Registerkarten klicken und die Taste drücken Strg + F1 Tasten auf Ihrer Tastatur oder wählen Sie die Registerkarten und Befehle anzeigen Option stattdessen.
- Registerkarten und Befehle anzeigen: Mit dieser Option wird die vollständige Multifunktionsleiste angezeigt, deren Registerkarten und Befehle jederzeit sichtbar sind.
Seien Sie effizient mit der Tell Me-Leiste
Windows 10 Taskleiste funktioniert nicht
Outlook ist zwar eine relativ anfängerfreundliche Anwendung, es ist jedoch leicht, sich darin zu verlieren, insbesondere für neue Benutzer. Microsoft hat eine Änderung vorgenommen, mit der jeder problemlos Tools in der Anwendung finden kann. Aufgrund der Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten von Outlook kann es schwierig werden, den Überblick darüber zu behalten, wo sich alle Funktionen in der Multifunktionsleiste befinden. Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, Tools zu lernen und auswendig zu lernen, ist dies nicht für jeden eine Option. Daher möchten wir Ihnen diese neue Funktion vorstellen.
Das neue 'Sag mir, was du machen willst' oder einfach ' Sag mir 'zielt darauf ab, dieses Problem zu beseitigen. Sie können es verwenden, indem Sie direkt neben der letzten Registerkarte auf der Multifunktionsleiste darauf klicken oder die Taste drücken Alt + Q. Tasten auf Ihrer Tastatur. Sie werden feststellen, dass Sie mit dieser Funktion eingeben können. In diesem Fall können Sie Outlook mitteilen, was Sie tun möchten.
Angenommen, Sie möchten am Ende Ihrer E-Mail eine digitale Signatur einfügen. In diesem Fall sollten Sie Tell Me öffnen und die digitale Signatur eingeben. Anschließend gibt Outlook alle Tools zurück, die sich auf Signaturen beziehen, und ermöglicht es Ihnen, Tools zu verwenden, ohne jemals zu wissen, wo sie sich in der Multifunktionsleiste befinden.
Andere Ergebnisse können ebenfalls nützlich sein und mögliche Lösungen für Ihr Problem vorschlagen. Bei jeder Aufgabe, die Sie eingeben, haben Sie immer einen Link, über den Sie Hilfe zum Thema erhalten oder die Smart Lookup-Funktion für die Online-Suche verwenden können.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit Tell Me Aufgaben schneller ausführen und direkt in Outlook 2019 nach Lösungen suchen können. Selbst wenn Sie sich als Veteran der Software betrachten, können Sie weiterhin Möglichkeiten finden, Ihre Arbeit zu beschleunigen. Tell Me erinnert sich an Aufgaben, nach denen Sie zuvor gesucht haben, und ermöglicht so eine noch bessere Erreichbarkeit in der Zukunft.
Genießen Sie einen fokussierten Posteingang
Es ist offensichtlich, dass Outlook einfache Aufgaben ausführen kann, z. B. das Erinnern, wenn Sie vergessen haben, eine Datei an Ihre E-Mail anzuhängen, die Rechtschreibprüfung, das Formatieren von Text oder das Einfügen Ihrer eigenen digitalen Signatur mit einem Klick auf eine Schaltfläche, aber es bietet noch viel mehr .
Mit der neuen Funktion 'Fokussierter Posteingang' können Sie Ihre eingehenden E-Mails in zwei verschiedene Postfächer mit den Bezeichnungen 'Fokussiert' und 'Andere' unterteilen. Diese Änderung wurde implementiert, damit Sie wichtige Dinge sofort sehen können, anstatt einen unübersichtlichen Überblick über alle eingehenden E-Mails zu erhalten. Wichtige Dinge kommen auf Ihrer Registerkarte 'Fokussiert' an.
Die Taskleiste wird im Vollbild-Youtube nicht ausgeblendet
- Hinweis: Der fokussierte Posteingang ersetzt die alte Clutter-Funktion, die erstmals in Office 2013 eingeführt wurde. Wenn Sie eine unbefristete Version von Office 2016 verwenden, besteht die Möglichkeit, dass Sie weiterhin über die Clutter-Funktion verfügen und keinen Zugriff auf den fokussierten Posteingang haben. In diesem Fall können Sie nur ein Upgrade auf eine Outlook-Version durchführen, die diese Funktion enthält, z Ausblick 2019 .
Alles andere fließt in den Posteingang Andere. Dazu gehören beispielsweise Newsletter, computergenerierte E-Mails und Werbeaktionen. Sie können problemlos zwischen Registerkarten wechseln und werden trotzdem über E-Mails benachrichtigt, die auch in Ihrem Posteingang 'Andere' eingehen. Sie können diese Funktion auch an Ihre eigenen Vorlieben anpassen. Wenn Sie also der Meinung sind, dass etwas auf einer anderen Registerkarte angezeigt werden sollte, können Sie es einfach selbst dort ablegen.
Nutzen Sie Ihre Stimme und Ohren
Mit der Diktatfunktion können Sie in Ihr Mikrofon sprechen und Ihre Wörter über die Spracherkennung automatisch in Text umwandeln. Es ist einer der Office Intelligent Services, der Spracherkennungsdienste auf die nächste Stufe bringt. Sie können ganz einfach Interpunktion hinzufügen, Ihren Text bearbeiten und korrigieren, während Sie gleichzeitig sprechen, und die schnelle Arbeit genießen, die Sie mit nur Ihrer Stimme erreichen können.
Sie können Ihre E-Mails auch über eine Funktion für einfachen Zugriff abhören. Dies geht Hand in Hand mit Dictate, da Outlook Ihre Nachrichten laut vorliest. Jetzt ist es für Menschen mit geringeren Kommunikationsfähigkeiten viel einfacher als je zuvor. Selbst wenn Sie keine Behinderung haben, können Sie Ihre Multitasking-Fähigkeiten erheblich steigern und Ihre Produktivität steigern.
Arbeiten Sie mit Office 365-Gruppen zusammen
Wenn Ihr Unternehmen oder Team mit Office 365-Gruppen arbeitet, können Sie jetzt Gruppen beitreten, neue Gruppen erstellen und sogar Besprechungen in einem Gruppenkalender in Outlook planen. Diese Gruppen sind in den meisten Geschäfts- und Unternehmensplänen von Office 265 verfügbar, wodurch die Online-Zusammenarbeit und -Organisation einfacher als zuvor ist. Auf diese Weise können Sie Ressourcen wie Dokumentbibliotheken, Kalender, Notizen und E-Mail-Konten auch während der Remote-Arbeit freigeben.
Machen Sie mit @Mentions auf jemanden aufmerksam
Diejenigen, die eine Online-Präsenz in sozialen Medien haben, sollten mit Erwähnungen vertraut sein. Durch Einfügen des @ -Symbols vor die Benutzer-ID einer Person kann eine Benachrichtigung gesendet werden, sodass Sie auch dann auf sich aufmerksam machen können, wenn sich die Person nicht auf der Tastatur befindet. Genau wie in sozialen Medien können Sie Personen in Ihren Nachrichten @ erwähnen, sodass alle mit Tags versehenen Empfänger eine Kopie Ihrer Nachricht erhalten, was eine kontinuierliche Kommunikation auch über verschiedene Zeitzonen hinweg ermöglicht.
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Nützliche Outlook-Verknüpfungen, die jeder kennen sollte
Um diesen Spickzettel zu beenden, haben wir uns entschlossen, einige der hilfreichsten Outlook-Tastaturkürzel aufzunehmen, mit denen Sie Ihre Arbeit beschleunigen können:
- Strg + Umschalt + M. : Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.
- Strg + A. : Wählen Sie alle Nachrichten in einem Posteingang aus, um Stapel von Nachrichten gleichzeitig schnell zu verschieben oder zu löschen.
- Strg + D. : Löschen Sie die ausgewählten Elemente.
- Strg + Q. : E-Mail (s) als gelesen markieren.
- Strg + U. : Markieren Sie E-Mails als ungelesen.
- Strg + Umschalt + G. : Markieren Sie eine Nachricht zur Nachverfolgung, um sich später daran zu erinnern.
- Strg + Umschalt + K. : Machen Sie eine neue Aufgabe.
- F3 : Öffnen Sie das Suchfeld, um schnell in Ihrem Posteingang zu suchen.
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